En este artículo te hablaremos sobre algunas de las funciones y competencias que deberías valorar antes de desarrollar el manual de funciones del asistente de ventas.
El manual del asistente de ventas es una hoja de ruta que guía durante el trabajo diario al asistente de ventas a cumplir con los propósitos que le ha asignado la directiva de la empresa en el momento de su contratación.
Contenido del artículo
Algunas de las funciones del manual son las siguientes:
1. Formación inicial de los asistentes de ventas tras su incorporación.
2. Punto de referencia para tomar decisiones en situaciones excepcionales.
3. Guía operativa para medir resultados y optimizar procesos.
4. Instructivo de buenas prácticas en el cual debemos basarnos al bajar indicaciones.
Antes de empezar a diseñar, debemos definir qué espera una organización por parte de un asistente de ventas y explicar punto por punto cuáles son los recursos con los cuales ha de contar esta figura, para responder favorablemente ante cualquier circunstancia que pueda encontrar durante el desempeño de sus funciones.
Generalmente (dentro del área comercial), lo que todos esperamos es contar con un asistente competente que ofrezca una excelente atención al cliente y se implique de forma directa en los principales procesos de venta que se expongan a través del manual.
Funciones de un asistente de ventas.
Estas son las actividades más comunes realizadas por parte de este miembro de la fuerza de ventas:
1. Realizar las actividades asignadas, en concordancia con las leyes, políticas, normativas y reglamentos propios de su área, por lo que deberá mantenerse continuamente actualizado.
2. Atender e informar a los clientes de los precios vigentes de los productos, saldos de los compradores con depósito previo, exoneraciones y otros. Así como también, manejar procedimientos, formalización de contratos y requisitos legales del proceso de ventas.
3. Recibir e incluir los depósitos de pago en el sistema, con el fin de agilizar el trámite correspondiente.
4. Gestionar y autorizar la atención de los pedidos de productos en los distintos puntos de entrega.
5. Verificar los datos de ventas de los clientes (firmas, códigos, formularios de retiro, productos autorizados, entre otros documentos), con el fin de efectuar las ventas de acuerdo con la normativa establecida.
6. Incorporar al sistema los datos necesarios para que sea efectuado el cálculo de los precios de los diferentes productos solicitados por los clientes, y notificarlo a sus superiores.
7. Recibir, clasificar y archivar los documentos comerciales de clientes (bien sean contratos, facturas, órdenes de compras, notas de crédito, solicitudes de retiro, criterios legales, entre otros) con el fin de mantener disponible la información de los compradores.
8. Elaborar notas para el despacho de productos a los clientes y coordinar su entrega.
9. Recibir, verificar y realizar las gestiones de compra por parte del cliente y confeccionar las respectivas facturas.
10. Hacer seguimiento de los trámites efectuados en su área, con la finalidad de identificar el estado en que se encuentran los mismos y llevar el control correspondiente.
11. Confeccionar la lista de emisión de cupones pendientes y entregarla al departamento de Administración. Una vez aprobados debe proseguir con su emisión para consumo interno (aplica para empresas que otorgan descuentos en productos a su personal).
12. Enlistar las facturas de crédito y las respectivas órdenes de compra para procesar su entrega al departamento de Administración o Finanzas.
13. Efectuar y completar los cuestionarios de los sondeos y estudios de satisfacción de clientes con el fin de recibir la retroalimentación de los mismos en forma oportuna y aceptable.
14. Elaborar y tramitar documentos comerciales relacionados con el proceso de preventa, ventas y postventas con la finalidad de registrar las transacciones realizadas.
15. Velar por el buen funcionamiento y uso de las instalaciones, equipos e instrumentos que utiliza en el desarrollo de sus actividades, reportando cualquier anomalía o daño importante que se presente a su superior inmediato.
16. Prestar la máxima colaboración en situaciones de riesgo y siniestros que se presenten en la empresa.
17. Participar de forma activa, colaborar y cumplir con todas las políticas, manuales y procedimientos relativos al resguardo de la calidad que desarrolle e implemente la empresa.
18. Desempeñar cualquier otra actividad inherente al cargo que le sea asignada por parte de su superior inmediato.
¿Cuáles son los requisitos para ser asistente de ventas?
1. Formación académica en el área de Administración o Mercadotecnia.
2. Experiencia previa en el área de ventas y aquellas actividades inherentes a sus funciones.
3. Iniciativa para resolver las distintas situaciones relacionadas con su cargo y para brindar apoyo a otros miembros del equipo en función de las metas del departamento.
4. Actitud de servicio orientada a brindar excelencia en atención al cliente.
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