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Organigrama

El organigrama de una empresa
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En este artículo quiero explicarte a fondo los tipos de organigrama de empresa que puedes encontrar y profundizaremos en las diferentes áreas que componen el organigrama.

Cuando hablamos de un organigrama debemos comprender la importancia de su utilización e implementación en los procesos de cada uno de los trabajadores de una empresa, por ese motivo es importante que entiendas los porqués de cada una de las figuras, a quien reportan y las responsabilidades que asumen partiendo de la posición que asumen dentro de esa estructura.

“Toda empresa de éxito, por lo general, está edificada sobre los cimientos de una estructura bien definida

La estructura del organigrama de una empresa

Para empezar con en el diagrama de una empresa, te recordamos que los organigramas son esquemas que representan de manera gráfica y simplificada la estructura de las figuras que componen los diferentes departamentos de la empresa. De ese modo, es posible mostrar las principales funciones dentro de la empresa y las relaciones que existen entre ellas.

Sabemos también, que más allá de que solo haya una persona en la empresa, sus funciones son múltiples. Lejos de sonar un tanto absurdo, el organigrama de la empresa permite definir con claridad cuáles son sus tareas y cómo estará organizada para el empleo eficiente de tiempo y recursos. En caso de obviar todo esto, lo más probable es que en lugar de tomar decisiones orientadas hacia una estrategia planificada, solo se tomen reacciones a los eventos que ocurren en el entorno.

Por otra parte, cuando se trata de una organización pequeña o mediana (PYMES) con varias personas, bien sean estos socios o empleados, es prioridad definir las tareas y funciones de cada uno.

Para nada se debe aislar departamentos o hacer de sus figuras entes totalmente independientes. Para que el engranaje opere con mayor eficiencia y sin caer en barreras burocráticas que desemboquen en ampliar los procesos y tiempos de reacción, en las pymes es necesario flexibilizar.

Por supuesto, cada figura tiene que ser responsable de sus funciones y también tener claro el trabajo que hacen los demás. Tomemos como ejemplo, una PYME que comenzó siendo impulsada y dirigida por un solo emprendedor y que luego de manera progresiva incorporó a socios y empleados; una vez organizada su estructura, el mencionado emprendedor tomó la figura de responsable comercial y un socio se adjudicó las tareas y funciones sobre la gestión y compras, teniendo ambos debajo de sí promotores y vendedores en el departamento comercial y la estructura logística y de atención al cliente en el área de gestión y compras.

El organigrama del departamento de ventas permite pues, visualizar las responsabilidades de cada uno, insistiendo que para lograr esa armonía del “team work”, es imprescindible flexibilizar sin colocar muros que impidan conocer y saber hacer las tareas del otro.

Dicho esto, vale reconocer la importancia de tener un organigrama bien definido, destacando que no hay ningún esquema “fijo” para todas las empresas o para sus departamentos, puesto que cada una de ellas se encarga de adaptar el esquema idóneo y hacerlo flexible con el fin de que cumpla con las demandas establecidas a la vez de las que vayan surgiendo en la dinámica de trabajo.

Para todos los casos, hay que tener cuidado de no caer en el común error de un organigrama desorganizado, donde no estén bien delimitadas las funciones de cada figura. Esto sería sinónimo de una empresa sin orden y con tareas poco definidas. En caso de ocurrir, querrá decir que fueron tomadas malas decisiones al momento de diseñar las relaciones jerárquicas y las asignaciones de cada departamento o empleado.

Los organigramas más comunes están diseñados usando rectángulos junto con varios recursos gráficos como fotos, ilustraciones, íconos; siendo válido también agregar información adicional de los empleados y cargos, como pueden ser sus correos electrónicos, números corporativos y enlaces a redes sociales.

¿Cómo saber cuál es el organigrama ideal para tu empresa?

La importancia de un esquema funcional, radica en que permitirá ser el medio para lograr el eficiente y correcto funcionamiento del departamento comercial. Por ello, una vez sea bien definido se podrá conocer de manera práctica cuáles son las funciones de cada una de las figuras que lo integran, quienes están a su mando y el grado de responsabilidad de cada uno de ellos.

Un organigrama de empresa bien definido es aquel que desde su base le permite al departamento obtener el mejor rendimiento posible y aumentar fácilmente los niveles de productividad. Es sinónimo de una buena asociación en la empresa, donde se respetan las relaciones jerárquicas y cada quien conoce su puesto y el valor de su aportación para el área comercial y toda la organización.

Tareas y funciones del organigrama de una empresa

Hay dos funciones de gran importancia que vienen a cumplir los diagramas en las organizaciones, mientras por un lado permiten analizar la estructura para detectar posibles fallas como son:

Duplicación de funciones

Departamentalización inadecuada

Funciones primarias degradadas en importancia

Falta de unidad de mando

Poca claridad respecto al nivel de autoridad asignado a un cargo

Desequilibrios en la estructura o fallos de control interno.

Por otra parte, los organigramas se utilizan como medio de comunicación dentro de la organización, siendo posible a través de ellos informar a los empleados la posición relativa que ocupan y su relación con el resto de los cargos.

También, permite describir a terceros interesados en la empresa cómo es la estructura, facilitar la comprensión acerca de las posibilidades que tienen los miembros de ascender (plan de carrera) o mostrar a nuevos empleados un esquema global de la estructura a la cual acaban de incorporarse.

3 tipos de organigrama para una empresa:

Organigrama según su contenido

  1. Organigramas estructurales: solo muestran la estructura administrativa de la organización.
  1. Organigramas funcionales: presentan, además de las unidades y sus relaciones, las funciones principales de cada área departamental.
  1. Organigramas de integración de puestos: resaltan dentro de cada unidad los puestos actuales y también el número de vacantes existentes y requeridas.

Organigrama de empresa Según su amplitud

  1. Organigramas de carácter general: permiten ver a toda la empresa y la interrelación entre las figuras que la integran.
  1. Organigramas de carácter específico: muestran únicamente la organización de un área o sub unidad dentro de la empresa.

Organigrama de una empresa basado en su forma

  1. Verticales: ubicando la máxima autoridad en el nivel superior, muestran las unidades ramificadas de arriba hacia abajo.
organigrama del departamento comercial vertical
  1. Horizontales: colocando a la figura de mayor jerarquía en el extremo izquierdo, ordena las unidades ramificadas de izquierda a derecha.
Organigrama comercial horizontal
  1. Mixtos: se estructuran utilizando recursos verticales y horizontales.
Organigrama comercial mixto
  1. Circulares: la máxima autoridad se ubica en el centro y el resto de los departamentos se muestran en torno a esta.
Diagrama comercial Mixto

Perfiles dentro del organigrama empresarial

Los departamento de una empresa tienen la responsabilidad de conseguir a diario (según el tamaño de la organización y la naturaleza de su producto), optimizar la eficacia de los miembra de las personas que trabajan en el, lo cual es proporcional a los objetivos fijados previamente por la dirección, trabajando estratégicamente para conseguir cumplir con las metas asignadas.

En este punto, es necesario conocer los diferentes departamentos que podemos encontrar dentro del organigrama de una empresa.

Estos departamentos pueden estar dirigidos por una sola persona, compartidos, varios departamentos dirigidos por la misma persona o incluso dirigido y operado por la misma persona (en empresas pequeñas)

Por cierto, ¿conoces nuestra sección de recursos para vendedores? Puedes acceder desde aquí te enseñamos herramientas para conseguir clientes con menos esfuerzo con procesos automatizados

Dirección General: su responsabilidad es el funcionamiento óptimo de todas las áreas de la organización. Vela por el fiel aprovechamiento de los recursos, canalizando su empleo eficiente por y para el crecimiento de la empresa.

Departamento de Recursos Humanos: Es partícipe en todo lo relacionado a la toma de decisiones respecto a la incorporación de nuevos trabajadores y el análisis del desempeño de los empleados.

Departamento de Sistemas: Es el área responsable de los sistemas informáticos en la empresa, un departamento cada vez mas importante para el buen funcionamiento de las comunicaciones y la utilización de equipos informáticos dentro de las diferentes áreas del organigrama.

Departamento financiero: responsable de las contabilidad y gestión económica de la empresa, desde realizar una transferencia, hasta cobrar las facturas de los clientes.

Departamento comercial: Es el área dentro del organigrama responsable de la adquisición de nuevos clientes, en empresas grandes, el departamento comercial puede tener un subdepartamento compuesto por diversas lineas jerárquicas.

Departamento de mantenimiento: Compuesto por el personal de limpieza, reparaciones y personal responsable del mantenimiento del día a día de la empresa.

Departamento de I+D: La investigación y desarrollo es una de las áreas con mayor crecimiento en los últimos años, ya que un departamento especializado dentro del organigrama de una empresa puede marcar una diferencia entre tu empresa y la competencia.

Departamentos operativos: Dependiendo del ámbito de actuación de tu empresa tendrás que analizar cual es el departamento operativo que necesitas para llevar a cabo la labor fundamental de la compañía (que no se te olvide incluirlo en el organigrama de tu empresa).

Departamento de comunicación: Cada vez es mas importante estar en redes sociales, prensa, anuncios de google y comunicar con tu audiencia los nuevos productos o servicios de la empresa, por eso un departamento de comunicación te permitirá estar al día en las diferentes plataformas de contenido.

Departamento de fidelización: Es mas fácil mantener clientes contentos que capturar nuevos clientes por lo que un departamento especializado en escuchar y atender a tus clientes te permitirá incrementar el valor de vida del cliente.

Conclusiones sobre el organigrama de una empresa

Cada empresa tiene unas características muy concretas y tiene que estar diagramada de una forma diferente, lo que si es importante es definir las responsabilidades de cada departamento y asignar una serie de funciones e itos a cada miembro del organigrama para poder medir el rendimiento y la eficiencia de cada área del departamento de la empresa.

Esperamos que este articulo te haya servido de utilidad y te agradeceríamos que comentes que departamentos podemos incluir en el articulo.

Fundador y CEO en Club Fuerza de Ventas
"En los últimos 15 años he creado 3 fuerzas de ventas con cientos de personas, he formado a Directivos de mas de 20 países y empleado a miles de Vendedores, Captadores y Promotores de Venta.
Actualmente dirijo una fuerza de ventas y ayudo a empresas a que puedan replicar mi propio modelo de trabajo"
Pablo Sántxez
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Por Pablo Sántxez

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